cartmendum (cartmendum) wrote,
cartmendum
cartmendum

Category:

Ответственность и надежность: фрагмент курса

Один мой любимый корпоративный клиент попросил дополнить мой видеокурс парочкой видеоуроков. Тема одного из этих уроков - надежность.Чтобы сделать все красиво, прежде всего я написал сценарий. А раз я его написал, то могу с вами им и поделиться. Как оно вам? Похоже на работу для любимого клиента? Хотелось бы чего-нибудь добавить?

Урок N: Надежность и ответственность
Всем привет, с вами снова я Максим Дорофеев и сегодня мы с вами поговорим об ответственности. Не в смысле наказании, за проступки, а о синониме слова надежность.
Надежный человек и коллега это тот, на кого можно опереться, тот, кто делает все, что пообещал сделать.
Есть два очень важных момента, чтобы делать все, что обещаешь.
Момент первый: мы обещаем только то, что можем сделать. Момент второй, как только мы что-то пообещали, мы доводим это обещание до момента выполнения. Разберемся в этом по порядку.
Итак, обещаем только то, что мы можем сделать, а если мы не уверены в своих способностях, то не обещаем. Да, вот так. У нас тут не будет чудес, как сделать все то, что с какого-то перепугу я решил сделать своими обязательствами. Надежные люди – не те, кто делают вообще все. В первую очередь, надежный человек понимает свой предел прочности и перед тем, как взять на себя новое обязательство сначала соразмерит с ним свои способности, чтобы не получилось, как в неприличном анекдоте про обезьяну и биллиардный шар.

Для соблюдения реалистичности своих обещаний нам нужен ряд навыков.

Навык первый. Выдерживать паузу и не торопиться с обязательствами. Как часто у вас бывало, что вы на встрече или во время телефонного разговора вы пообещали сделать ряд вещей и… Буквально через пять минут после беседы понимаете, что поторопились, потому как не учли ряд факторов и еще свои прочие обещания по другим проектам?...
Поделитесь своим мнением на этот счет в этом, после чего посмотрите ответы других людей:

Общение голосом чревато быстрыми импульсивными решениями. Будьте осторожны.
Не стесняйтесь брать паузу: «Да, я понял, что вы хотели бы получить. Дайте мне немного времени, я посмотрю, как это вписывается в мои планы».
Конечно, было бы здорово научиться принимать правильные решения. Кстати, поделитесь методом, если как этому научиться. Я не знаю. Но в любом случае, пока вы не научились быстро принимать безошибочные решения просто берите паузу. Можете быть предельно честным с собеседником, так и говорить: «Знаешь, я пока не научился быстро принимать правильные решения, давая я тебе отвечу на это чуть позже». Чуть позже, не значит завтра или через неделю. Иногда даже 5 минут бывает достаточно.
Второй навык – вести список своих обязательств. Надеюсь, к этому моменту вы уже с этим освоились и у вас под рукой всегда полный и актуальный список задач и проектов. Полный означает, что все, что вам надо сделать - там записано, и у вас нет задач и взятых на себя обязательств «мимо кассы». А актуальный значит, что все, что там записано - надо делать, и там нет чего-то просроченного, устаревшего и вообще ненужного. Полнота и актуальность списков задач и проектов – очень важный элемент надежности. Без него все остальное лишено смысла.
Часто у людей возникает желание оценивать задачи, чтобы понимать, на сколько текущий список задач выполним. Я бы не рекомендовал так делать и, как бы это странно не звучало, но разумнее опираться на свое чутье, которое рано или поздно откалибруется.
С оценками задач вот какая сложность, чтобы они давали вам возможность оценивать, успеваете ли вы это все или нет, у вас все задачи и всегда должны иметь свою оценку. А оценка задач очень кропотливое, затратное и не точное занятие. Вам в итоге приходится всегда все оценивать, чтобы иметь возможность иногда давать оценку чуть точнее, чем может дать выше внутреннее чутье. Тем более нам не нужны точные оценки, нам нужно понимать «мы еще далеки от своего предела», «мы уже близки к своему пределу». При этом, если мы уже близки к своему пределу, то не важно на сколько – это уже повод задуматься о том, чтобы отказаться от новых обязательств.
«Но ведь вдруг у нас останется кусок ресурса и мы могли бы…» Не могли бы. Мы же с вами говорим о надежности, а высокая надежность невозможна без резервирования. Если в нашем плане нет резервов на непредвиденные обстоятельства мы уже не сможем быть надежными.
Но этот момент касается небольших индивидуальных задач. Если же говорить об оценке большого куска работы и/или работе команды, то это уже другой разговор. Есть методы и техники позволяющие, хотя бы приблизительно оценивать срок завершения и вероятность к нему успеть, но эти методы выходят за рамки этого курса. Если же вам интересно, то у меня есть ряд видео на эту тему.
Но мы пойдем дальше.

Третий навык, необходимый для реалистичных обещаний – это способность говорить «нет». Часто люди боятся отказывать в результате чего перегружают себя. При этом, как только мы превысим свой предел, у нас тут же появляются дополнительные утечки мыслетоплива:

  1. Нам нужно переживать из-за того, что мы чего-то не успеем

  2. Мы начинаем думать, как же это все успеть, а если все не успеем, то от чего начать отказываться в первую очередь.

  3. У нас запускаются циклы чувства вины, из-за того что мы не предусмотрели этого раньше

  4. Мы начинаем думать, а как оно было бы, если бы…

  5. В конце концов, мы начинаем перерабатывать, а в результате недосып, стресс, сниженная работоспособность, а дальше выгорание, психотерапевт и все такое

Перегруженная система работает максимум в половину своих возможностей.
Но говорить «нет» - это не страшно. И «нет» проще обратимо, чем «да». Правда же, если вы сначала согласитесь, то отказаться на следующий день будет куда сложнее, чем если вы сначала откажетесь, а на следующий день скажете, что хорошо подумали и соглашаетесь.
Не бойтесь отказывать. Особенно, если вы чувствуете, вас торопят. В таком случае лучше по умолчанию говорить : «нет», а потом спокойно все взвесить и если надо, то поменять решение:
«Знаете, на встрече у меня не было возможности аккуратно об этом подумать, поэтому я сказал нет. Но после того, как у меня появилась возможность немного над этим поразмыслить, я понял, что все же смогу вам помочь».

Итого:

  1. Берите паузу,

  2. Соразмеряйте новую задачу со своими текущими обязательствами,

  3. В случае сомнений говорите «нет».

Иногда говорят, что можно сказать: «Я не обещаю, но постараюсь…», но вот беда, многие люди все равно воспринимают это как ваше обязательство.
Итак, если мы дали обещание, то теперь крайне важно его соблюсти. Скорее всего, это обещание будет далеко не единственным в вашем списке задач, раз так, то каждая новая задача, может ставить под угрозу те или иные ранее взятые на себя обязательств. Это еще один довод в поддержку регулярных и тщательных обзоров. Заранее всего не предусмотришь и поэтому как только к вам влетает большой кусок срочной незапланированной работы первым делом посмотрите, ставятся ли под удар какие-то из ваших текущих обязательств. Опять же, в самом простом случае полагайтесь на чутье: просто запишите новые задачи в общий список, пробегитесь по нему сверху вниз и задумайтесь: оно вам все еще кажется выполнимым? У вас все еще есть резерв?
Еще один важный аспект выполнения своих обязательств – это зависимость от других людей. Часто вам для того, чтобы выполнить свою задачу вам нужно поставить задачу и дождаться ее результата от другого человека. И вот тут встает вопрос: на сколько надежен другой человек? А он умеет записывать свои задачи, чтобы не забывать о них?
Если нет, а к сожалению, такие люди – не редкость, то вам придется, вести список обязательств и других людей.
Например, я это делаю так:

  1. Создаю повторяющуюся задачу: «Пропинать всех, кто мне не ответил». Эта задача повторяется по вторникам и пятницам, но вы можете выбрать любой другой режим повторения

  2. Как только я ставлю задачу другому человеку, я

    • Явным образом прошу у него подтверждения, что он ее принял

    • Заношу ее отдельной строчкой в описании этой задачи и снабжаю дополнительной информацией, например, ссылкой на исходящее письмо или сообщение в мессенджере. Ну для тех мессенджеров, которые позволяют ссылаться на конкретные сообщения.


  3. Когда приходит время выполнения этой задачи, я прохожу по списку долгов и думаю, стоит ли пинать сегодня этого человека или можно пропинать в следующий раз.

  4. Если пропинать сегодня, то в каком виде. Думаю, вы понимаете, что глупо человеку писать четвертое электронное письмо, если он не ответил на предыдущие три. Разумно попробовать другой канал коммуникации.

  5. Если я поставил срочную задачу и мне надо пропинать человека до моего ритуала по периодическому пропиныванию, то я ставлю себе отдельную задачу: «Позвонить Жене и спросить, как дела с моей задачей».

Видите, как много телодвижений требуются для того, чтобы быть надежным, когда ты зависишь от ненадежных людей? И как легче и проще может стать наша жизнь, если мы работаем с людьми, на кого можно опереться: кто сказал, что пришлет результаты в среду и присылает их… во вторник… заранее… А еще и чуточку лучше, чем мы от них ожидали. Но об инициативности будет следующая серия.
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

  • 8 comments