?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Список задач будет выполнять свои основные задачи (которых есть раз, два и три) при условии, что он будет находится постоянно в свежем и актуальном состоянии. Одно из необходимых условий обеспечения этого – регулярные обзоры:

  1. Еженедельные

  2. Ежедневные

  3. Оперативные

О каждом из них я еще буду писать и не один раз. Сейчас бы хотелось остановиться на одном маленьком совете для ежедневного обзора.

Практически все попадали в ситуацию, когда запланированные на сегодня дела оказались не выполнены. Это нормально. Сам по себе один этот факт не может говорить о том, что вы плохо планируете. В состоянии неопределенности хорошим планирование является не когда каждый день ты успел сделать все, что запланировал, а когда половину дней ты успел, а половину не успел (наверное, сюда надо дать ссылку на Голдратта, да?). Поэтому невыполненные задачи на сегодня – это то, с чем мы будем встречаться постоянно и надо просто научиться с ними правильно работать.

В конце дня я обрабатываю каждую из задач, оставшихся на сегодня при помощи следующих контрольных вопросов:

  1. Нужно ли убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет то:

  2. Нужно ли что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах)

  3. С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

При помощи последнего вопроса я отщепляю от исходной задачи еще более мелкую задачу, и записываю его в название задачи, отделяя исходную формулировку скобочкой.

Например:

Спросить у Олеси телефон медицинского центра (Записаться к стоматологу

Изначально была задача: «Записаться к стоматологу», я ее назначил на сегодня, но не выполнил. Я решил сделать ее завтра, но не всю целиком, а хотя бы первый ее шаг: «Спросить у Олеси телефон медицинского центра». Когда я узнаю телефон, то вместо того, чтобы поставить на задаче галочку я просто сотру то, что было до скобки.

Такой подход позволяет избежать долгих откладываний «на потом» и захламления списка задач «На сегодня» задачами, которые там тухнут неделями. Смысл простой, если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра скорее всего будут еще ниже. Если же мы откусываем от исходной задачи более мелкое действие, то шансы на его выполнение скорее повысятся (про это будет отдельный пост под названием: «О нелинейности времени»). Иногда будут попадаться задачи, которые подобным образом придется обработать несколько раз, прежде, чем они сдвинутся с места.

Давайте еще раз сформулируем первое правило ежедневного обзора:

Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани.

Comments

( 20 comments — Leave a comment )
(Anonymous)
Feb. 5th, 2015 05:27 am (UTC)
О, дополнил свой список вопросов в ежедневном обзоре ;)
АТ
cartmendum
Feb. 5th, 2015 02:19 pm (UTC)
А у тебя отдельная ежедневная задача? А что в ней еще из пунктов есть?
(Anonymous)
Feb. 5th, 2015 03:12 pm (UTC)
У меня их две. В начале дня и в конце.
Первая:
1) Разобрать почту
2) Спланировать день
3) Пройтись по вопросам
4) Отправить все контрольные задачи

Вторая (уже дополненная после этого псто):

1) Что сделал?
2) Что пошло не так?
3) Какие задачи не выполнены?
4) Нужно ли убиваться и доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет то:
5) Нужно ли что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена? (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах)
6) С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?
7) Что соответствовало ожиданиям?
8) Чему можно научиться?
9) Отметиться в эксельке
10) Пройтись по вопросам:

Там, где "пройтись по вопросам" идёт список, направленный на осознанность происходящего из книги Геллвея. Ну так, напоминалка, что день мало прожить ;)
cartmendum
Feb. 6th, 2015 03:47 am (UTC)
Зашибись! :) Отличный список! :)

А на неделю у тебя такой же с другими вопросами?
(Anonymous)
Feb. 6th, 2015 05:10 am (UTC)
см. ниже. Тут Алленовское + гвоздодёр. Но с еженедельным пока хуже: регулярности особой нет. Правда меня это не парит, значит, всё хорошо ;)

1. Гвоздодер. Список ниже
2. Просмотр задач:
a. выставление задач на следующую неделю,
b. переформулировка неудачных названий
c. удаление ненужного
3. Collect Loose Papers and Materials Gather all accumulated business cards, receipts, and miscellaneous paper-based materials into your in-tray.
4. Get “IN” to zero Process completely all outstanding paper materials, journal and meeting notes, voicemails, dictation, and emails.
5. Empty Your Head Put in writing and process any uncaptured new projects, action items, waiting-for’s, someday maybe’s, etc.
6. Review Action Lists Mark off completed actions. Review for reminders of further action steps to record.
7. Review Previous Calendar Data Review past calendar in detail for remaining action items, reference data, etc., and transfer into the active system.
8. Review Upcoming Calendar Review upcoming calendar events - long and short term. Capture actions triggered.
9. Review Waiting-For List Record appropriate actions for any needed follow-up. Check off received ones.
10. Review Project (and Larger Outcome) Lists
11. Review Any Relevant Checklists Use as a trigger for any new actions.
12. Review Someday/Maybe List Review for any projects which may now have become active, and transfer to “Projects.” Delete items no longer of interest.
13. Be Creative & Courageous Any new, wonderful, hare-brained, creative, thought-provoking, risk-taking ideas to add into your system???
cartmendum
Feb. 6th, 2015 08:56 am (UTC)
Мощно :) За час справляешься? :)
(Anonymous)
Feb. 6th, 2015 02:18 pm (UTC)
По разному. Если не запускать, то да, час-полтора. Если делать воооооообще регулярным, то за час легко. После очередного завала - пара сессий по два-три часа.
cartmendum
Feb. 6th, 2015 02:23 pm (UTC)
Достойный результат :) Вошло уже в привычку окончательно и бесповоротно?
(Anonymous)
Feb. 6th, 2015 05:02 pm (UTC)
Если факапов нет, то очень комфортно. Если факапы, то приходится, конечно, иногда жертвовать чем-то, но там вообще приходится переходить на режим немедленного реагирования, все задачи вешаются on hold.
nepalez
Feb. 5th, 2015 08:22 am (UTC)
Thanks
pradd123
Feb. 5th, 2015 02:47 pm (UTC)
Супер.
Вообще, как-то мне очень не хватает понимания как проводить ежедневные/еженедельные обзоры. Что важно, на что обращать внимание, а на что забить, потому что всяко бывает.
cartmendum
Feb. 6th, 2015 03:46 am (UTC)
Я продолжу вываливать новые кусочки книги и там про озоры обязательно много чего будет ;)
(Anonymous)
Feb. 6th, 2015 06:01 am (UTC)
Купи 5 хотдогов и собери себе соба...
То есть подпишись на блог Макса и собери себе книгу ;)
AT
cartmendum
Feb. 6th, 2015 08:52 am (UTC)
Ну да :)

Пока не многие представляют себе, как эти кусочки ложатся в единую структуру
pradd123
Feb. 6th, 2015 12:46 pm (UTC)
Ну я давно читаю, большую часть практикую, но с пониманием общей структуры действительно пока... не того. Отдельные части выпадают. Регулярные задачи - хороший пример. Не понимаю что мне от них надо.
cartmendum
Feb. 6th, 2015 02:03 pm (UTC)
Типичные примеры заплатить за квартиру, написать отчет и провести еженедельный обзор.
cartmendum
Feb. 6th, 2015 02:03 pm (UTC)
Скоро в структуру сложится ;)
lomelind
Feb. 7th, 2015 08:57 pm (UTC)
Регулярные задачи - это те дела, которые не сделал-и-забыл, а периодически сами всплывают. Ну и вот чтоб не нужно было думать "ооо, первое число, надо заплатить за интернет" каждый раз и не вносить каждый чёртов раз эту задачу в список задач - можно один раз настроить, чтоб оно само возникало. Если так запихать в компьютер все регулярные задачи - становится намного спокойнее жить.
Иван Крюков
Apr. 7th, 2017 03:54 pm (UTC)
А не может быть, что невыполненные задача просто от того, что тупо времени не хватило на нее из-за того, что человек слишком много задач наметил на Сегодня? И соответственно не в формулировках дело?
cartmendum
Apr. 7th, 2017 04:15 pm (UTC)
Может
( 20 comments — Leave a comment )