?

Log in

No account? Create an account

Previous Entry | Next Entry

Не знаю, на сколько эта тема все еще актуальна, так как практически каждая книга по личной эффективности в той или иной степени касается темы уведомлений о входящей почте и о всех этих звенелках и свистелках как на нашем рабочем компьютере, так и в смартфонах.

А вы уже разобрались со своими нотификациями о новой входящей почте?

За то время, пока я учу людей техникам доведения дел до конца, я встретил 3 возражения против отключения этих нотификаций:

  1. «А я и так на них не отвлекаюсь»

  2. «У меня особенная работа, мне нельзя отключать нотификации»

  3. «У меня есть упырь начальник, на письма которого я обязан(а) реагировать моментально»

Буду признателен, если вы подкинете мне еще каких-либо возражений. А пока бегло разберу эти три. Я не собираюсь их все отвергать и говорить, что все эти нотификации необходимо отключать всем, всегда, везде и любой ценой. Вы же помните основное мерило работоспособности правил? Мое мнение заключается в том, что для довольно большого процента людей, довольно большое количество входящей почты не требует реакции: «бросить все и начать делать», а значит будет вполне достаточно проверять ее только в тот момент, когда вы сами этого хотите.

«А я и так на них не отвлекаюсь»
Это почему-то напоминает мне анекдот:
- Угадай, что такое: жужжит, летает, в жопу не кусает?
- Не знаю, что?
- Отечественный стационарный, бесшумный вжопокусатель.


То есть, получается, что функция вашей почтовой программы, призванная вас отвлекать, вас не отвлекает. Не работает подобающим ей образом. Это ли не повод ее отключить?
Обычно, если нет других страхов, я предлагаю человеку сделать следующее:

  1. Создать в своем списке задачу: «Включить обратно нотификации о входящей почте» и назначить ей срок выполнения через неделю

  2. Отключить нотификации

  3. Как только придет назначенный срок задачи, честно ответить самому себе: «действительно ли эти нотификации меня не отвлекали?»

Огромная часть людей из тех, кто попробовал так сделать, говорили, что без нотификаций все же лучше. Я не допытывался деталей и не пытался узнать у них, на сколько по факту эти всплывающие нотификации их выбешивали. Для многих людей именно отключение этих бестолковых звенелок, моргалок и дрожжалок стало чуть ли не откровением. Могу представить, как неприятно им было признаться самим себе, что нечто выбешивающее их на протяжении нескольких лет, устранялось всего несколькими щелчками мыши. Вряд ли это была самая приятная тема для разговора.

«У меня особенная работа, мне нельзя отключать нотификации»
Если вы слышали о принципе Паретто или принципе 80/20, то наверняка знакомы с анекдотом:
«80% прибыли компании генерируют 20% ее сотрудников… и 80% сотрудников считают, что они входят в эти 20%»

Такие возражения встречаются совсем не редко. В общем случае я даже не знаю, как к этому относится, так как с одной стороны, если человек считает свою работу очень важной для компании, то это хорошо (какая радость делать то, что ты сам считаешь бесполезным?). Но с другой стороны… Я успел посмотреть, как много людей в корпоративном мире составляют отчеты, которые никто не читает, готовят аналитику по которой никто и никогда не принимает никаких решений, присутствуют на совещаниях, где вообще происходит полная хрень… Как много разрабатывается программных продуктов и их частей, с которыми потом никто, никогда не работает и, наверное, в прочих отраслях промышленности производства в корзину тоже хватает. Но так же я был свидетелем интересных событий, когда изменение цвета рамочки вокруг кнопки «Купить» на десяток процентов поднимало продажи у всей компании. Поэтому понять, кто полезный, а кто нет в общем случае вряд ли представляется возможным. Наверно этим я и оправдываю то, что в случае, когда человек считает свою работу очень важной, не стараюсь его в этом разубеждать, вдруг он отвечает за изменения цвета рамочек вокруг кнопочек «Купить»?

Как и в случае с предыдущем возражением предлагаю просто попробовать, а потом решить. Однако в эту категорию иногда входят те люди, которые действительно обязаны моментально реагировать на входящие. Но к счастью, не на все входящие, а лишь на входящие определенного типа, либо от определенного источника.

«У меня есть упырь начальник, на письма которого я обязан(а) реагировать моментально»
Это один из моих любимых грехов – обобщать на всю выборку особые результаты!

Например, приходит один сотрудник в HR отдел и спрашивает:
- Почему у меня такая зарплата низкая?
А в голове HR директора пролетает:
- Кошмар! Наши сотрудники не понимают принципы формирования компенсационного пакета!
Этого вопля в голове на достаточно большой позиции уже достаточно для запуска дорогостоящего проекта по пересмотру системы мотивации или, боже упаси, для внедрения очередной ИТ системы.


Еще пример. Приходит в службу поддержки письмо с жалобой на продукт или услугу. И вот невзначай как-то попадает оно во входящее склонному к обобщению менеджеру и в его голове трансформируется в крик:
- На нас пользователи жалуются! Надо что-то с этим сделать!
И не очень важно, что за последние 3 месяца никаких жалоб не поступало. Да и вообще от пользователей практически ничего не приходило.


Тоже самое и с нотификациями. Приходит человеку в день около сотни писем. В основном всякий спам конечно. Но вот раз в неделю как прилетит от руководителя: «Немедленно! Ответить через 15 минут!» после чего бедный сотрудник считает: «На письма надо реагировать быстро! Мне нужны нотификации!»

Ловушка обобщений преследует нас в разных местах, я еще остановлюсь на этой теме, когда мы будем говорить о прироритетах, проектах и прокрастинации. Важно понять, что работать с исключениями общими методами очень дорого. Для исключений нужны исключительные методы.

Если у вас начальник псих, требующий немедленной реакции на электронную почту, то сделайте его исключением: отключите нотификации о всех входящих, кроме тех, что приходят от начальника. Хотя бы на то время, пока ищете новую работу, так как модель поведения руководителя довольно быстро оставит неизгладимый след на модели поведения всех остальных, что может привести к культуры разведения чатов в корпоративной переписке и стремлении каждого во что бы то ни стало первым ответить на письмо руководителя (это чем-то похоже на культуру первонахов, бывшей на пике своего расцвета в рунете в начале нулевых).

Бывает, что исключением становится не псих, а, например, система мониторинга. Если ваша работа заключается в быстрой починке того, что сломалось, вам безусловно нужны моментальные уведомления о неполадках. Источники этих сообщений тоже должны рассматриваться как исключение, но принципы работы с этими исключениями не стоит обобщать на все остальное.

Об обобщении свойств исключительного события на всю совокупность событий в 50х годах прошлого века много писал Эдвардс Деминг и популяризатор его идей Генри Нив. По мнению доктора Деминга (человека, который сделал ни много ни мало, а просто поднял с колен послевоенную Японию) эта ошибка менеджмента является одной из самых страшных и частых, приводящих к огромным потерям.

Ну и главное! Если вы долгое время жили с уведомлениями о входящей почте и тут вдруг взяли их и отключили, вы на самом деле не станете проверять почту реже. Внутреннее беспокойство и дофаминовый цикл наркотической зависимости не позволят вам так просто просить эту дурную привычку. Единственное, вы станете проверять почту в тот момент, когда психологически к этому готовы, а не на середине какого-то важного дела.

Comments

( 25 comments — Leave a comment )
raccoon
Jan. 31st, 2015 02:59 pm (UTC)
На самом деле, все письма делятся на важные и срочные, важные и несрочные, неважные, но срочные, и неважные и несрочные.
Нотификации о первых стоит получать немедленно.
Поэтому я бы нотификации совсем не отключала, но настраивала на нотификацию о приходе только писем из первой катеогрии.
У меня такие письма собираются в один ящик, в котором работают нотификации. Остальные я просматриваю раз в день или два раза в день.
cartmendum
Feb. 2nd, 2015 04:15 am (UTC)
Звучит разумно.

А как часто к тебе приходит важное и срочное? И по каким критериям ты отделяешь важное и срочное? По отправителю? Или еще как-то?
raccoon
Feb. 2nd, 2015 10:41 am (UTC)
По отправителю.
Важное и срочное ко мне прибегает, слава богу, нечасто.
Раз в два дня. Но бывало, что важные и срочные письма забивали весь ящик. Тогда приходилось разбираться с отправителями важных и срочных писем. Чтобы знали меру, значит.
cartmendum
Feb. 2nd, 2015 01:36 pm (UTC)
Раз в два дня - норм.

Если легко получается автоматом идентифицировать важное и срочное - отлично :)
raccoon
Feb. 2nd, 2015 05:48 pm (UTC)
Ну, для этого можно использовать те же правила, которые устанавливают очень высокопоставленные лица: у них есть определенный круг, который "пробивается" к ним сквозь заслоны в лице секретарей и прочих информационных фильтров.
Вот я представляю себя Великим Енотом - и все сразу встает на свои места.
(Anonymous)
Feb. 2nd, 2015 03:42 pm (UTC)
Почта это не срочно
Устанавливайте правила общения - почта подразумевает отсроченный ответ.
Кому реально нужно срочно - позвонит или напишет смс

cartmendum
Feb. 3rd, 2015 07:57 am (UTC)
Re: Почта это не срочно
разумно
(Anonymous)
Feb. 4th, 2015 08:00 pm (UTC)
Re: Почта это не срочно
Мало того - работает.
АТ
(Anonymous)
Feb. 2nd, 2015 03:43 pm (UTC)
Если не позвонит или не смс- нет , значит и срочности нет
(Anonymous)
Feb. 2nd, 2015 03:45 pm (UTC)
Или сменить начальника 8о))
Arseny Kostenko
Feb. 4th, 2015 05:33 am (UTC)
Я тоже согласен с анонимусом.
У нас тоже вот принятно, чтобы аутлук стоял открытый, на письма сразу отвечать, и (!!) чтобы еще коммуникатор был онлайн. Сначала я выключил коммуникатор к херам, а потом и начал закрывать аутлук. Проверил почту утром за пару минут, убедился, что все по-прежнему в том же русле и курс со вчера не поменялся, и закрыл аутлук часов до трех дня. Если срочное — действительно звонят.
А то, я уже много раз обращал внимание, что мало того, что сама нотификация отвлекает, так еще бывает, что ты видишь, что письмо от такого вот первонаха, или мой самый ненавистный тип писем — "+Вася", так это порой может так выбесить, что забываешь, что делал и потом 15 минут настраиваешься.
Короче, да, тоже считаю, что срочных писем не бывает.
cartmendum
Feb. 5th, 2015 02:23 am (UTC)
А это так принято или корпоративное правило?

Письма "+Вася" - это действительно шедевр :) Ощущение, как какашкой метнули :)
surmenok
Feb. 5th, 2015 03:27 am (UTC)
Да, такие письма нередко бывают. А иногда и без +Вася, просто при ответе добавляют кого-нибудь в копию. Я сам так делал сегодня, чтобы проинформировать нужного человека об изменении в релизе :)
Но когда такое получаешь, и нет конкретного указания что от тебя хотят - то скорее всего можно просмотреть, на вопрос "мне надо тут что-то делать?" скорее всего ответить "нет", и удалить.
Arseny Kostenko
Feb. 5th, 2015 07:42 pm (UTC)
Шоб не растекаться мыслью по древу, я просто сошлюсь на вот это замечательнейшее суждение, с которым я бесконечно согласен:
http://cartmendum.livejournal.com/117859.html?thread=1943139
cartmendum
Feb. 6th, 2015 03:48 am (UTC)
О, да... Это был знатный наброс :)
Arseny Kostenko
Feb. 6th, 2015 06:17 am (UTC)
Это было отличненько! Я уже кучу раз разным людям давал эту ссылку и еще не разу не нашел ей опровержения.
cartmendum
Feb. 6th, 2015 08:56 am (UTC)
Но при этом многие бурлят, да? :)
Arseny Kostenko
Feb. 6th, 2015 03:32 pm (UTC)
Не, не бурлят. Одни просто молча считают меня идиотом, а другие согласны, что емейл не нужен :)
cartmendum
Feb. 7th, 2015 02:18 am (UTC)
Понятно :) Ожидаемо :)
Arseny Kostenko
Feb. 5th, 2015 03:26 am (UTC)
Я думаю, это так принято. Вот как принято, если ты работаешь в офисе, то у вас — корпоративный емейл. А раз так, то к нему — аутлук. А где аутлук — там майкрософт офис коммуникатор. И все включено. Это как дефолтные настройки офиса.

Кстати, аутлук как приложение — жутко громоздкое, что тоже несколько давит своей корпоративной монструозностью, поэтому я давно перешел на веб-клиент. Там вся эта мишура скрыта в двух легковесных кнопках.
cartmendum
Feb. 5th, 2015 02:17 pm (UTC)
Интересно, а можно админскими средствами отключать нотификации на всех клиентских аутлуках?...
Arseny Kostenko
Feb. 5th, 2015 07:42 pm (UTC)
Это было бы годно. Вместо толп людей, надо было бы убеждать только админа :)

Edited at 2015-02-05 07:43 pm (UTC)
cartmendum
Feb. 6th, 2015 03:50 am (UTC)
Сделать день эффективной работы! Через политики отрубить всем нотификации и подмешать в офисный кулер кофеина :)
Arseny Kostenko
Feb. 6th, 2015 06:18 am (UTC)
Я боюсь, что без предупреждения это парализует и без того малоэффективных манагеров среднего звена :)
cartmendum
Feb. 6th, 2015 08:55 am (UTC)
Или они вытрахают мозг всему, что способно шевелиться :)
( 25 comments — Leave a comment )